الخطة المبدئية لتسيير أرشيف البلدية

 

الخطة المبدئية لتسيير أرشيف البلدية

 

إن الحالة التي يوجد عليها أرشيف البلدية و قلة الوسائل و خاصة الرفوف و المساحة المخصصة للأرشيف يستدعي التفكير في إتباع خطة مبدئية لتسيير الوثائق الارشيفية لضمان مرونة العمل  و دوام سيرورته . و عليه وجب إتخاذ الخطوات التالية :

1. المعاينة الميدانية للبلدية .
2. إعداد محضر الجرد .
3. إعداد جدول تسييرالوثائق .
4. تنظيم عملية دفع الأرشيف و الإطلاع عليه .
5. معالجة الوثائق الأرشيفية الموجودة بالمخزن .
6. إعداد وسيلة بحث داخلية خاصة بمصلحة الأرشيف .
7. إعداد قاعدة بيانات من أجل تسهيل عملية البحث .

 

خطة العمل بالتفصيل

1. المعاينة الميدانية للبلدية

أ - الإلمام بجميع النصوص التشريعية الخاصة بالبلدية لمعرفة.

• مختلف النصوص التشريعية و التنظيمية المتعلقة بتسيير البلدية ، وذلك من اجل معرفة البيئة الإدارية و منها معرفة النشاطات و المهام والوثائق التي تنبثق منها و الهيكل التنظيمي (راجع المرسوم التنفيذي 11-334 الباب السابع "الأحكام المطبقة على المناصب العليا في شعبة الوثائق والمحفوظات" ص. 19 ) يمكنكم تحميلها على الرابط:

 http://www.joradp.dz/FTP/jo-arabe/2011/A2011053.pdf

• تاريخ المؤسسة و تطورها يمكننا من معرفة مختلف التغيرات التي حدثت على البلدية وأثره على الوثائق

                                ب‌-        التعرف على النصوص التشريعية التي تخص تسيير الأرشيف و ذلك قصد التعرف على:

• مدد الحفظ .
• كيفيات  الإقصاء .
• تسيير الوثائق .
• وكل ما يتعلق بالتجهيزات و المحلات

2. إعداد محضر الجرد :

• هذا المحضر يعتبر بمثابة تسليم للمسؤولية .
• يساعدنا في التسيير الجيد للمساحة .
• يعتبر أول وسيلة لإعطاء الأرشيفي نظرة شاملة عن ما هو موجود في المخازن .
• أول وسيلة بحث داخلية تساعدنا في الإسترجاع أو في عملية الإطلاع على الأرشيف .

3. إعداد جدول تسيير الوثائق :

• و يقصد به إعداد قائمة بكل الوثائق المنتجة و المستلمة على مستوى البلدية قصد التحكم في إنتاج و فرز وإتلاف ودفع الوثائق و ذلك تطبيقا للمنشور رقم 37 المتعلق بإعداد جداول تسيير الصادر عن المديرية العامة للأرشيف الوطني )إضافة التاريخ(

4. تنظيم عملية دفع وثائق الأرشيف  و الإطلاع

• إرساء تقاليد خاصة بدفع الأرشيف من المكاتب إلى مكتب الأرشيف و كذا عملية الإطلاع و ذلك وفقا للنصوص التشريعية و التنظيمية المتعلقة بالدفع و الأرشيف .

5. المعالجة الفنية للوثائق الارشيفية الموجودة بالمخزن :

• فرز الوثائق
• الإقصاء
• الترتيب و التصنيف
• تقديم وصف يحل محل الوثائق الأصلية في شكل بطاقات وصفية تساعدنا على معرفة
• الترقيم
• الحفظ

        * تتم عملية المعالجة الفنية للوثائق الأرشيفية الموجودة في المخزن حسب الأولوية بدءا بمعالجة رصيد مصلحة التعمير نظرا للحاجة الملحة من طرف المصلحة

6.    إعداد وسائل بحث داخلية و خارجية (إن كان ببلدية أرشيف تاريخي(

7. إعداد قاعدة بيانات لتسهيل عمليتا بحث وإسترجاع الوثائق. 
8. عملية الإقصاء
9. الإعداد لعملية الإقصاء وفقا للنصوص المعمول بها